最近、業務量が増え、複数のタスクや細かいタスクに追われるようになりました。また、働き方改革によって、弊社でも業務効率化が課題になってきました。
そこで、自分個人の作業にはチェックリストのアプリを活用してみることにしました。早速調べてみたものの、どのアプリを活用するのがベストな選択なのかよくわからない・・・
そこで、気になるアプリを一気に使って、使いやすさや機能性などを比較してみることにしました。代表的なチェックリストアプリである「Google ToDo」「Any.do」「Trello」の3種類を試してみました。
各アプリの操作方法や使用感、メリット・デメリットなど、気になるポイントを解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
Google ToDo
「Google ToDo」とは、Googleが提供する無料のタスク管理アプリケーション。
シンプルな機能で使いやすく、GmailやGoogleカレンダーなど、各種サービスとの連携できるのも特徴です。
リリース当時はPCブラウザのみ利用可能でしたが、2018年4月にスマートフォンアプリが登場し、あらゆるシチュエーションでタスク管理が行えるようになりました。
インターネットでチェックリストアプリと検索すると、多くのサイトでGoogle ToDoが紹介されていますし、Googleのアプリということで安心感もあります。
まずは、タスク管理ツールの定番中の定番、「Google ToDo」の操作方法、使用感をレビューしていきたいと思います。
操作方法
ここでは、Google ToDoのインストールから基本的な操作方法をざっくりとご紹介していきます。
PC版
Googleアカウントを作成したら、PCのGmailにアクセスし右下の「ToDoリストアイコン」をクリック→使ってみるをクリックします。
「Google ToDo」の利用が開始されます。
「マイタスク」→「新しいリストを作成」をクリック。
タスク名を入力し、目的別に新しいリストを作成していきます。
上の画像のようにタスクを追加。◯ボタンを押せばタスクを完了することができます。
タスクの右にあるボタンをクリックすると、日時や詳細を追加することもできます。
スマートフォン版
「Google ToDo」をスマートフォンで使いたい場合は、まずアプリをダウンロードしましょう。
まずアプリをインストールして開いたら「使ってみる」を選択しましょう。
メイン画面が表示されたら、「＋」をタップしてタスクの名称を入力。
タスクは、新しく追加するたびにリストの最上段に順次追加されていきます。
より細かく設定したい場合は、タスクをクリックして詳細や日時、サブタスクなどを追加します。
完了したタスクは、「◯」ボタンをクリック。また戻したい場合は下記の「元に戻す」を押せば、再びタスクを表示させることができます。
使用感
普段から使い慣れてるというのもありますが、必要最低限の機能で利便性を向上できる辺りは、さすがGoogleといったところ。
サブタスクのおかげでやるべき作業を細分化できますし、操作も難しくありません。
また、出先で思いついたタスクやアイディアを手帳を使う感覚でスマホに残すことができるため、不便に思うことはほとんどなく、時間や場所問わず快適に利用できます。
マイナス点をあげるとすれば、通知がこないときがあること。無料なので仕方ない部分はありますが、リマインダー機能がしっかりしていればもっと使いやすくなると感じました。
Google ToDoの良い点
Gmailとの連携
普段から利用しているGmailと連携できるのは大きな利点でした。
メールで仕事の依頼を受けたら、そのままワンクリックでタスクに追加することができるので非常に便利！
さらに複数のメールをいっぺんにタスク化することも可能なので、タスク管理に時間を費やす心配もありません。
Googleカレンダーとの連携
Google ToDoは、GmailだけでなくGoogle カレンダーとも同期させることが可能。
連携させることでGoogleカレンダー上でタスクを管理することができるようになり、仕事の見通しが立てやすく漏れを防ぐこともできます。
Google ToDoの悪い点
細かい時間指定まではできない
「Google ToDo」は、日時を指定することはできますが細かい時間を設定することはできません。
時間指定をしたい場合は、「Google カレンダー」と連携させて利用するようにしましょう。
タスクが共有しにくい
Google ToDoリストのタスクを他人と共有する際、一度アカウントを切り替えなくてはなりません。
Google カレンダーと同期させる、もしくは共有アカウントを作って同時にGoogle ToDoリストを使えば可能ですが、少々手間がかかります。
Any.do
次にレビューしていくのは、世界各国2,000万人を超える利用者を誇る人気タスク管理ツール「Any.do」。
誰でも使いやすく、ユーザーにストレスを感じさせないよう、徹底したシンプル操作にこだわっています。
基本的にタスク管理は効率的に行い、出来るだけ日々の業務やプライベートに時間を費やしたいもの。
だからこそ、シンプルで多くの人が扱いやすいという点は、タスク管理ツールを選ぶ上で重要な要素になるのです。
ですから今回、数多くあるタスク管理ツールのなかからシンプルな機能と人気ツール、この双方を兼ね備えた「Any.do」をチョイスしました。
操作方法
ここでは、Any.doのインストールから基本的な操作方法をざっくりとご紹介していきます。
PC版
初めにAny.doホームページにアクセスして、アカウントを作成しましょう。FacebookアカウントやGoogleアカウントでも登録可能です。
デフォルトは英語になっていますので、日本語に変更します。
右上の設定ボタンからLanguageをクリックし、日本人をクリックすると、日本語表記に変更されます。
デフォルトでは、「Personal」「Work」「Grocery List（買い物リスト）」が設定されています。
新しいリストが必要な場合は、「＋」をクリックしてリストを作成しましょう。
タスクを作成する場合は、左上の「＋タスクを作成する」をクリックして項目を記入。リマインダーやメモ、時間設定をすることもできます。
スマートフォン版
「Any.do」のスマートフォン版は、アプリをダウンロードしましょう。
アプリを開いたらサインインをします。Apple、Google、Facebookアカウントでも可能です。
トップ画面が表示されたら、左下のタスクをタップ。
次に画面左上をタップ。PC版と同じく「Personal」「Work」「Grocery List（買い物リスト）」「＋（新規）」が設定されていますので、リストを作成しましょう。
下記にタスク名を入力し、完了を押せば、タスクが作成されます。
使用感
Any.doは無料版でも十分すぎるほど、充実した機能を利用することができます。
筆者は個人事業主なので1人で利用していますが、チーム内で共有することができるので、ビジネスシーンでも十分使えるのではないでしょうか。
サポートが英語なので不安はありますが、今のところは不便なく快適に使えてます。
ちなみにプレミアムプランでは以下の機能が追加されますので、参考にしてみてください。
- 位置情報を利用したリマインダー機能
- チャット機能
- 繰り返しタスクの設定
- 添付ファイルのサイズ無制限
- テーマや文字のカスタマイズ
Any.doの良い点
チーム内でタスクを共有できる
Any.doは個人のタスクだけでなく、他の人とタスクを共有することができます。
シンプルで使いやすいので、ビジネスシーンはもちろん、家族で買い物リストを共有する場合にもおすすめ。
さらに優先度順の並び替えができるため、タスクの需要度が視覚的にわかりやすくできる点もメリットの1つといえるでしょう。
音声補助ツールに対応
Any.doの大きな特徴の1つが、「Siri」「Amazon Alexa」などの音声補助ツールに対応している点。
音声でタスクを作成できれば忘れがちな作業の漏れを回避できますし、多忙なときは車の中でもタスクを管理することができます。
Any.doの悪い点
アプリが落ちることがある
まだ使い始めて日は浅いですが、起動するのに時間がかかったり、モバイルアプリが重くて落ちることがありました。
ユーザーによっては、アップデート後のバグでデータが紛失した事例もあるみたいなので注意が必要です。
日本語サポートに非対応
Any.doのWeb版は、完全に日本語化されていません。
上記でも書いた通りデータが紛失した事例もあるため、いざという時に信頼できるサポートを利用できない点は残念なところです。
Trello
「Trello（トレロ）」は、カード（カンバン方式）を動かしながらタスクを視覚的に管理できるコラボレーションツール。
アメリカや中国で人気のAny.doと違い、Trelloは日本をはじめとしたアジア圏で高い人気を誇っています。
クラウド型なので、パソコンやスマホからいつでもどこでも簡単にアクセスが可能。また、SlackやGithubといった多数の外部ツールと連携できる利用範囲の広さも魅力です。
弊社のクライアントさまが利用していたこともあり、ツールの存在は知っていましたが、なかなか使用する機会がありませんでした。
この記事を作成するにあたってちょうどいい機会であること、ふせんのような感覚で楽しみながら使用できるということもあり、今回インストールすることにしました。
操作方法
ここでは、Trelloのインストールから基本的な操作方法をざっくりとご紹介していきます。
PC版
Trelloは、「ボード」「リスト」「カード」の3つの要素から成り立つタスク管理ツールです。
ボードはタスク管理の基盤となるもの、リストはカードをまとめるフォルダのようなもの、カードはタスクの詳細と、それぞれ役割がありますので覚えておきましょう。
まずはTrelloのホームページにアクセスし、アカウント作成をクリック。
メールアドレスを入力してアカウントを作成。Google、Microsoft、Appleのアカウントでも作ることができます。
氏名とパスワード設定後、チーム名とタイプ、メンバーを選択して続行を押します。
「Business Class」の無料トライアル画面に進みますが、今回はなしでスタート。
簡単なチュートリアルをチェックしたら、「新しいボードを作成」をクリックし、タイトルを入力してボードを作成します。
次にリストを作成します。デフォルトでは「ToDo」「作業中」「完了」の3つがあり、進捗状況に応じたリストになっています。
最後にカード（タスク）を記入していきましょう。タスク名を入力したら緑色のカード追加を押して終了。
右の鉛筆ボタンから、ラベルや期限なども設定することができます。
まず何から始めていいのかわからない方向けに、ビジネスごとの豊富なテンプレートも用意されています。
スマートフォン版
アプリをダウンロードしたら、まずはアカウントを作成しましょう。すでにアカウントを作成済みの方はログインすればOK。
PC版と同じくGoogle、Microsoft、Appleのアカウントでもログインが可能です。
アカウント作成ができたら、左下のボードボタンをタップ。
タップしたらカードの項目になっているので、ボードをタップし、新しいボードの欄に名称を入力します。
ボードの作成が終わったら、次はリストを追加。
最後にタスクを追加して基本ベースは完了です。
使用感
アプリによっては無料版に制限があるものもありますが、Trelloはボード・リスト、メンバーを無制限で追加することができます。
使いやすさを重視しているためデフォルトの機能はシンプルですが、連携機能が充実しており、足りない部分は他で補うことも可能。
初めてタスク管理アプリを使う方からヘビーユーザーまで、幅広い層・シーンで活躍してくれます。
もちろん個人タスク管理ツールとしての活用もできますが、個人的にはチームでのプロジェクト管理におすすめ。
Trelloの良い点
充実のアプリケーション連携
Trelloの良さの1つに、無駄を限りなく削ぎ落としたシンプルさが挙げられます。
足りない機能を補いたい場合は、多くのアプリケーションと連携させることが可能。
チャットツールのSlackやChatwork、オンラインストレージのDropboxなど、目的に合ったツールと連携できるのはTrelloの大きなメリットといえるでしょう。
優れた操作性
構成がシンプルで見た目が美しく、誰でも迷うことなく使うことができる点もTrelloの魅力の一つ。
ToDoは進行状況に合わせてドラッグ＆ドロップするだけで動かすことができるため、変更や編集する際に複雑な動作は必要ありません。
スッキリとしたデザインの画面を、ポストイット感覚で楽しみながら利用することができます。
Trelloの悪い点
スマートフォン版ではやや扱いづらい
スマートフォン限定ではありますが、カード（タスク）のドラッグ&ドロップができずやや使いづらい印象でした。
また、画面が小さく操作が難しいため、人によっては使いにくさを感じるかもしれません。
繰り返しタスクを作れない
Trelloは、ドラッグ&ドロップでリストを移動する仕様なので、繰り返しタスクを作れない点は業務を効率化する上でマイナスでした。
仕事柄同じことを繰り返し行う業務も少なくないので、今後のアップデートに期待したいと思います。
チェックリストのアプリを選ぶ際のポイント
3つのチェックリストアプリを試してみて、サービスを選ぶ際ここだけは抑えておきたいポイントがありましたので、いくつかご紹介します。
1人で使うか複数人で使うか
一般的なタスク管理アプリは個人用がほとんどですが、タイプによってはチーム内で共有できるものもあります。
家族やチームで利用する場合は、共有機能はほぼ必須になりますし、個人で使用する際は無視しても問題ありません。
個人的な使用感だと、1人で使用するならGoogle ToDoかAny.do、チーム内でタスクを共有するならTrelloをおすすめします。
無料版・有料版のチェックも忘れずに
タスク管理アプリによっては、1回買い切りタイプや月額料金が発生するものもあります。
最近のアプリは無料版でも十分な機能を備えてますし、他の連携させることもできるので無理して有料版を使う必要はなさそうです。
もちろん有料版のほうがより機能面は充実しているので、一度無料版を試してみてから、さらに使い込みたい場合はアップデートを考えるのも良いでしょう。
まとめ
代表的なチェックリストアプリである「Google ToDo」「Any.do」「Trello」の3種類をレビューしてきました。
今回試してみて感じたのは、どのアプリもシンプルで使いやすい、そして三者三様の良さがあること。
他にも業務効率化に役立つさまざまなアプリが登場していますので、ぜひいろいろなサービスを試し目的に合ったタスク管理アプリを探し出してください。
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