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部下が報連相できないのは上司が原因?できる部下に育てるための5つの取り組みを紹介!

報連相とは「報告、連絡、相談」のことを表し、ビジネスを円滑に進めるための重要なスキルのひとつ。
社会人の基本スキルではあるものの、報連相をなかなか上げてくれない部下に悩む、管理職の方もいらっしゃるのではないでしょうか

個人で解決できることであれば問題ないですが、報連相がないことで同じミスを繰り返したり、いつの間にか大きな問題に発展しているケースもあります
上司としては一刻も早く対応したい課題ではあるものの、「報連相してくれ」と言うだけでは、なかなか解消しません

では部下にどう促せばいいのか。この記事では、部下が報連相をしてくれない理由を解説し、解決に導くための5つの取り組みをご紹介していきます。

部下が報連相しない理由とは?

何度言ってもやってくれない部下を叱りたくなる気持ちもわかりますが、叱責するだけではなにも解決しません
なぜ部下が報連相をすることができないのか、理由や心理状況を把握して適切な改善策を提示することが重要です。

課題解決のためにも、まずは部下が報連相をしない理由をみていきましょう。

報連相の重要性を理解していない

部下が報連相できない原因としてまず挙げられるのが、重要性を理解していないケースです。
経験豊富な上司にとっては当たり前のことかもしれませんが、なり立ての新入社員にとっては社会人の基本もまだまだ勉強段階。

報連相の重要性が理解できていないため、業務に支障はないと感じてしまい、連絡を怠ってしまいます。

また重要性は理解していても、報連相すると仕事が一旦ストップしてしまうため、上司に報告するのが面倒になり連絡を怠るケースもあります。
「報連相はこまめにやるように」と指示を出している会社がほとんどだと思いますが、なんとなく口頭で伝えるだけでは問題は解決しません。

報連相を怠ることで発生するリスク、過去の経験談や事例などを説明して、重要性を部下に認識させることが求められます。

上司の顔色を伺ってしまう

「今話しかけて大丈夫だろうか」、「忙しそうで今連絡したら叱られそう」など、不安や怖さから報連相することを躊躇してしまう部下もいます。
その原因は、上司の言動や行動によるものが大半。常に時間を気にしていたり、忙しいあまり部下からの報告を話半分で聞いていたことはないでしょうか?

悪気はなく意識はしていなくても、日々のちょっとした行動が上司に対して気を使ってしまうきっかけになってしまいます。
心当たりのある方は行動を改め、相談しやすい雰囲気を自ら率先して作ることが大切。そうすることで信頼関係が生まれ、報連相を行いやすくなるでしょう。

自分で解決しようとしてしまう

筆者も会社員時代そうでしたが、仕事でミスがあった際、なんとか自分で解決させたいと1人で頑張ってしまいがちです
状況にもよりますが、「自分1人で解決できる」という過信や、「上司や会社に迷惑かけたらどうしよう」という心理的な不安から、報連相をしない部下もいます。

この場合、上司が早期発見することはなかなか難しく、問題が大きくなって初めて気づくケースも・・・
取り返しがつかないことになっては元も子もないので、報連相の簡単なルールを作成したりして、個人だけでなく組織全体で対応するようにしましょう

報連相できる部下に育てるための5つの取り組み

ここまで報連相ができない部下の原因や理由をご紹介しましたが、では上司の立場からどのような対策ができるのでしょうか?

ここからは、上司の意識改革からツールの活用まで、報連相できる部下にするための5つの取り組みをご紹介していきます。

01. 報連相の対応方法を意識する

部下に報連相するよう促すためには、まず上司自身が意識を変えていきましょう
対応方法としておすすめしたいのが、上司の必須スキルになりつつある、「おひたし」と呼ばれるビジネスマナー用語。

「おひたし」とは、「お(怒らない)、ひ(否定しない)、た(助ける)、し(指示する)」の頭文字を取ったもので、近年上司の心得として高い支持を得ています。
これだけではイメージが付きにくいので具体例をみていきましょう。

  • お(怒らない)

ミスの報告を受けても感情的にならず、冷静に対処法を教える。ただし、相手のことを思って注意することは必要

  • ひ(否定しない)

部下から提示されたアイディアは基本的に否定しない。意見を否定する場合も、一旦相手の言葉を受け入れてから自分の意見を伝える

  • た(助ける)

困った部下を助けるのは、上司として当然の役目。ただし、過剰な助けは部下の成長を妨げてしまうので注意が必要

  • し(指示する)

上司からの「指示がない」、「指示が曖昧」などの不満は多く、ただ指示するだけではく的確であることが大切。これも部下の成長を妨げないよう、まずは自分で考える自発的な姿勢が重要になります。

こうしてみても、やはり一方通行の報連相だけでは上司と部下の関係性は成り立たないことがわかります。
過度なサポートはよくありませんが、適切に対応しつつ同時に部下の成長も促していくバランスが求められます

02. 報連相の重要性を説明する

上記でも記載しましたが、報連相に対する部下の意識の低さは、重要な改善ポイントです。

なぜ報連相が大事なのか、怠った際に起こりうるリスクをしっかり説明して、重要性を認識させましょう。

「某企業では報連相を怠ったことでこれだけの損失が発生した」、「私も新入社員時代にこんな失敗をして・・・」など、事例や経験談を踏まえながら説明すると、部下もイメージがつきやすく説明にも説得力を持たせることができます

03. 部下との信頼関係を築く

信頼している上司であれば、コミュニケーションもしやすく、報連相もスムーズにいきます。
しかし、部下から話しかけるのはなかなか勇気がいるもの。自ら率先して挨拶する、話しかけられたら一旦手を止めて聞く姿勢をとるなど、小さなことからでもいいので、上司から積極的にコミュニケーションを図りましょう

信頼関係を築くことで部下からも話しかけやすくなり、職場に報連相を定着させる効果が期待できます。

04. 報連相してくれたことに感謝する

報連相に関わらず、日常でも当てはまりますが、人から感謝されて嬉しくない人はいません
たとえそれが仕事のミスによる報告であったとしても、「報告してくれてありがとう」の言葉を添えるようにしましょう。

部下がわかりやすく「やってよかった」と感じることができれば、自然と今後も報連相しようという気持ちにさせることができます。

05. コミュニケーションツールの活用

人によっては口頭でなかなか伝えづらいことも、文章なら伝えやすくなるかもしれません
社内コミュニケーションを活性化するためにも、チャットやメールなどのコミュニケーションツールを活用しましょう。

コミュニケーションツールを活用することで報連相の伝達スピードが上がり、同時に業務上の伝達ミスを軽減することができます。
部下からの報連相に早期対応できない場合もデータは残るので、内容を後でチェックすることも可能。

この他にも、生産性向上や情報管理の一元化、テレワーク環境の構築といったメリットを受けることができます。

まとめ

報連相という言葉が誕生したのは1982年。ツールや「おひたし」の登場など、時代に合わせてアップデートしながら、日本のビジネスシーンに定着していきました。
しかし現代でも、思うような報連相を部下がしてこないことに頭を悩ませている上司がいるのもまた事実。

いきなり全ての施策を講じるのは難しいですが、これまで「報連相してくれ」と漠然と指示をしていた上司の方も、記事を参考に考え方を変えるきっかけになっていただけると幸いです。

マネジメントDX 編集部

マネジメントDX 編集部

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