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報連相ができない人の特徴とは?もう悩まない5つの解決方法を紹介

どんな企業、どんな職種に就職しても重要な社会人の基本スキルである「報連相」
報連相とは報告・連絡・相談を略したもので、特に新入社員にとって、「いつ連絡すればいいのかわからない」、「怒られるのが怖い」などの理由から、苦手意識がある人も多いです。

報連相ができないこと悩んでいる人は思いの外多く、各地で研修会やセミナーが行われているほど。

では、報連相ができない人にはどんな特徴があるのでしょうか?この記事では、その原因を挙げていきながら、報連相を機能させて業務を円滑に進めていく方法をご紹介します。

報連相ができない人、苦手な人の特徴とは?

進捗を上司に報告する、情報を共有する、判断に迷ったら相談する、文字にしてみるとすごく簡単なことですが、報連相がなかなか苦手という方も多いのではないでしょうか
そんな悩みを解決するためにも、まずは報連相ができない人の特徴を見て、心当たりはないか、自身に該当するものがないかを確認していきましょう。

報告のタイミングがわからない

もっとも多い理由が、報連相のタイミングがよくわからないということ。
基本的に報連相は、学校で教えてもらうわけでも新人研修で学ぶわけでもなく、多くの人は勉強する機会がありません

そんな中で社会で出ていくため、判断基準が難しく、悪気のない報連相のミスを繰り返してしまいます
筆者も以前働いていた際、シーンとしたオフィス内で連絡することを躊躇してしまい、結果報告が遅れることもありました。

正しい報連相のタイミングを身に付けることはもちろん、気兼ねなく報連相しあえる会社全体の雰囲気づくりも大切です。

上司に伝えるのが怖い

上司とのコミュニケーション不足も、考えられる理由のひとつです。

報連相では、仕事の進捗はもちろん、業務上のミスや悪い結果も報告しなければなりません
そのため、「怒られたらどうしよう」、「責任を取らされるのが怖い」などの理由から、報連相というコミュニケーションから逃げたくなる心理が働いてしまいます。

防衛本能が働いた結果、ミスを隠したり報告が遅れたりして、かえって上司を必要以上に怒らせてしまうことも・・・
気持ちは十分わかりますが、仕事のミスや悪い結果な時ほど、早めに報連相するよう心がけましょう

そもそも報連相の重要性がわからない

報連相をできない人は、そもそも報連相の重要性を理解してないことが多いです。
重要性を理解しないと、小さなミスなら問題ないと自身の作業を優先したりして、報連相がつい後回しになってしまいがち。

情報共有を怠ってしまうと、不必要な作業や無駄なミーティングが増えてしまい、全体の作業効率が低下してしまいます。

責任感が強い

「自分ができないはずない」というプライドの高さや、「プロジェクトを任された以上、自分でなんとかしないと!」という責任感から、問題を自分1人で解決しようとしてしまうケースもあります。
1人でも対応できる場合は問題ないですが、物事が大きい場合には連携がしっかり取れてないと、全体の業務効率低下の原因になりかねません

責任感を持って仕事をすることは素晴らしいことですが、自身も企業に属する1人プロジェクトは個人戦ではなく、チーム戦であることを覚えておきましょう。

報連相の課題を解決する5つポイント

報連相が苦手な人の特徴や、理由がわかったところで、さあ対策!・・・と言っても、いざ実践となるとなかなか上手くできないものですよね。
また、最初のうちは意識しながら報連相できていたけれど、長く続かず習慣化できなかったり、忙しいあまりつい忘れてしまうこともあるでしょう。

ここでは、報連相ができる人になるための改善策をいくつかご紹介していきます。

01. 報連相の重要性を理解する

報連相が上手くできない人は、まず重要性を理解することから始めてみましょう。
報連相は、情報を共有してミスを最小限にし、業務を円滑に進めることが目的で、会社だけでなく自身にもメリットがあります。

反対に報連相を怠ると、作業が遅れて自身の評価を下げるだけでなく、チームや会社にも影響を及ぼすリスクも

報連相のメリットやリスクを理解して重要性を認識することで、意識の向上につながります

02. ルール化する

社内でもマニュアルがないことがほとんどで、一見報連相を習慣化させることは難しそうにも感じますが、報連相はルール化することが可能です
仕事でわからないことがあった場合、筆者がおすすめしたいのが、あらかじめ時間を決めておく方法

モノによっては自身で解決できる場合もありますので、例えば「15分自分で考えてわからなければ上司に質問する」、「ここまで頑張ってそこからは上司の指示を仰ぐ」といったように、
時間を設定することで業務の遅れを防止するだけでなく、日々の業務をスムーズに遂行することができ、社内のコミュニケーションも自然と増えます

ルール作りで大切なのは、あれもこれもと必要以上に作りすぎないこと
時間をかけて細かくルールを決めても、現場で上手く活用できなければ、何の意味もなく、ルール作りをした時間が無駄になってしまいます

もう一つ大切なのは、ルール作りを目的化せず柔軟性を持つこと
実践してみて効果があったルールは定期的に見直し、アップデートする機会を設けると、日々変わる業務内容にも柔軟に対応できるようになるでしょう。

03. 悪い結果ほど、すぐに報連相する

確かに上司に怒られるのは怖いですが、目の前の問題から逃げてはいけません
特に悪い結果やミスの場合、伝えにくいのはわかりますが、怠った際のリスクは増えるだけ自身の感情は一旦置いておいて、できるだけ早く報連相するよう心がけましょう。

ミスしない努力は大切ですが、人が運営する以上ヒューマンエラーはつきもの。ミスしてしまったことにいつまでもこだわるのではなく、気持ちを切り替え、問題の原因を早期発見して、迅速に対処することの方がはるかに大切です。

04. 報連相の内容は簡潔に

可能な限り詳細に伝えようとして長々と話してしまうと、かえって問題を難しくしたり、上司からの印象も悪くなってしまいます
報連相する際の内容は簡潔に行い、上司やチームの人たちが知りたい情報のみを共有するようにしましょう。

ここで重要なのは、自身の意見や見解は省き、事実と結論のみを正確に伝えること
まずは事実や結論を伝えて本当に必要な情報を共有し、その後に自身の意見を伝えるのが報連相のコツです。

05. 5W1Hを意識

意識してみても報連相を伝えるのが難しいという方は、「5W1H」意識してみましょう。
5W1Hとは、「When(いつ)」、「Where(どこで)」、「Who(誰が)」、「Why(なぜ)」、「What(何を)」、「How(どのように)」の頭文字から取ったもの。

5W1Hに沿って情報を書き出した上で報連相を行うことで、上司に必要な情報の内容を分かりやすく伝えられるようになります。自分の頭の中も整理されるでしょう。

まとめ

ルール化は会社全体の施策になるため、今すぐ行うのは難しいかもしれませんが、個人でも実践しやすい対策を中心に紹介してきました
最近では、リモートワークやフリーランスの増加に伴い、報連相不要論も出てきてますが、実際にリモートワークやフリーランスで働く方が、よっぽど報連相が重要になってきます
また、社会人の基本ができて損することはありません。

なぜ報連相が上手くいかないのか、その原因を探りつつ、どう対応していくかを考えるのが報連相のコツです。

今回紹介した5つの方法はあくまで手段にすぎませんが、ぜひ活用して報連相のレベルを上げ、仕事スキルのランクアップを目指してみてください!

マネジメントDX 編集部

マネジメントDX 編集部

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