マネジメント

ビジネスパーソンに欠かせない「タイムマネジメント」の考え方とは?

タイムマネジメントとは、限られた時間の中で最大の成果を目指すための行動管理術です。
時間管理でなく行動管理、という点がポイント。

「タイムマネジメントの必要性はわかるけど、積極的に取り組めない」
「時間の有効活用を身に着けて生産性を上げたい」
このような課題を持つ人も多いのではないでしょうか。

抱えるタスクが増えるほどに、個々のタイムマネジメント能力の差が顕在化し、パフォーマンスに差が見られるようになります。

記事内では、タイムマネジメントを身につけるための考え方や実践方法など、日々現場で働く人たちに役立つ内容を網羅しています。

タイムマネジメントの必要性を感じている人は、ぜひ記事内容をご確認ください。

タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントとは、自分の行動を管理し、決められた時間の中で最大限のパフォーマンスを発揮するための考え方です。
タイムマネジメントの概要を、「生産性を上げるための行動管理」、「タイムマネジメントの基本的な考え方」、「タイムマネジメントが求められる背景」の3つのポイントにて紹介します。

生産性を上げるための行動管理

タイムマネジメントという言葉を額面通りに受け取ると、時間をマネジメントする、という意味になります。しかし、1日の時間は24時間と決まっており、短くしたり、長くしたりすることはできません。

時間を管理するという考え方よりも、1日24時間をどのように使うのか、そのために自分の行動を管理する、という考え方のほうが結果として時間を上手く使えるようになります。

1時間あたり1の成果だったものを、2や3に上げることを念頭において、そのために取る行動を考えましょう。

タイムマネジメントの基本的な考え方

生産性を上げるために必要な考え方を、「必要のない仕事はしない」、「ついでにできる仕事をまとめる」、「柔軟に仕事の優先順位を決める」、「仕事を仕組み化して簡略化する」の4つにピックアップしました。

以下、項目ごとに詳細を説明します。

必要のない仕事はしない

やらなくていい仕事はやらない事を徹底します。簡単な事のように見えますが、組織の中で仕事をしていると、余計な仕事に時間をとられることは多々あります。

予期せぬ二度手間や、差し込みの仕事が回ってくるなど、必要のない仕事に追われる事は案外多いものです。

タスクが増えてきたら適宜全体を見直して、自分でやらなくてよさそうな仕事を他へ依頼する、削除するなどして簡略化しておきましょう。

ついでにできる仕事をまとめる

タスク全体を確認した時に、同じカテゴリーのタスクはまとめます

事務的な作業や、リサーチなど、重要度とあわせてカテゴリー分けしておくと、効率よく合理的にタスクをこなすことが可能です。

タスクの作業工程の中にまとめられるものがないか、確認してみましょう。

柔軟に仕事の優先順位を決める

急を要する差し込みの仕事が入った時は、現在のタスクの優先順位を解体して、あらためて組み直す柔軟な思考が重要です。

すでに構成されているタスクの解体に抵抗を感じる人も多いと思いますが、タスクを見直すことで生産性がアップすることもあります。

差し込みの仕事がいつ入ってもいいように、多少の余裕を持っておくことも重要です。

仕事を仕組み化して簡略化する

初めて取り掛かるタスクは多少時間がかかってしまうものですが、2回目、3回目と回を重ねる場合、仕組み化や簡略化できないかよく検討しましょう。

極限まで簡略化と仕組み化ができると、タスクをそのまま他の人に任せることもできます。

自分のタスクを身軽にしておくと新しい仕事を引き受けることができ、結果として自分の価値を高めることも可能です。

タイムマネジメントが求められる背景

近年、国が推進している働き方改革には、タイムマネジメントの考え方が必須です。働き方改革の背景には、少子高齢化による働き手減少の課題、働き方の多様化の実現があります。

今後より顕著になる働き手の不足は、個々の生産性アップとAI化で補うしかありません。以前のような労働時間でカバーする非効率な方法では、対応しきれなくなります。

現状、日本の生産性は、OECD加盟35カ国中22位、主要七カ国中では最下位です。タイムマネジメントによる個々の生産性アップは、今後急務となるでしょう。

タイムマネジメントを導入するメリット

タイムマネジメントの考え方を導入することで得られるメリットを、企業視点と従業員視点から3点、ピックアップしました。
以下、それぞれの項目について紹介します。

残業代を削減できる

タイムマネジメントを導入し、従業員の生産性がアップすると定時帰宅が当たり前となり、自然と残業時間も削減されます。

時給労働のアルバイトやパートの残業代や、みなし残業代として給与に含まれている正社員の給与体系も見直すことができ、人件費の効果的な圧縮が期待できます。

プライベート充実による生産性の向上

タイムマネジメントによって生まれる時間は仕事に充てるだけでなく、家族との時間や趣味の時間に充てることも可能です。

長時間労働の価値観から生産性を重視した働き方に変わると、従業員はプライベートな時間の充実を考えるようになります。

管理側は早くタスクを終えた人に、追加の仕事を与えないように気をつけましょう。早く仕事を終わらせるほど仕事が増えてしまうと、生産性アップの意味がなくなってしまいます。

仕事が早い人に追加の仕事を振ると、従業員は余計な仕事を振られないために、わざと時間をかけてタスクをこなすようになるでしょう。

タスクをセグメントする意識が生まれる

タイムマネジメントを導入すると、より重要度の高いタスクと、重要度が低い、作業程度のタスクなど、セグメントの意識が生まれます。

目の前にある仕事を闇雲にこなすよりも格段に生産性のアップが見込めるでしょう。

重要なタスクに多くの時間を割いて、簡単なタスクは急ぎで終わらせるのはタイムマネジメントの基本的な考え方です。

タイムマネジメントを実施するまでのステップ

生産性アップのためには、タイムマネジメントの考え方は欠かせません。ぜひとも導入したいところです。

タイムマネジメント導入のためのステップを、「やるべきことを明確にする」、「タスクに優先順位をつける」、「目的意識をもって行動」、「実行」4つの項目に分類しました。
各項目ごとに詳細を説明します。

やるべきことを明確にする

まずやることを洗い出して、タスクの全体像を明らかにします。組織内でロジックツリーやブレインストーミングを行います。ポイントは以下の3点です。

  • 今やるべきこと
  • これからやりたいこと
  • やったほうがいいと思うこと

業務に関して、さまざまな視点から忌憚ない発想で洗い出しを行います。優先順位や本当に実行するか否かは、以降の過程で精査するため、この時点では考えません。

タスクに優先順位をつける

タスクの洗い出しが終わったら、優先順位をつけます。タイムマネジメントのフレームワークでは、優先順位をつけるときに「アイゼンハワーマトリクス」が使われます。

アイゼンハワーマトリクスとは、アメリカ大統領のアイゼンハワーがタイムマネジメントを行う時に使っていました。

第Ⅰの領域:緊急度・重要度とも高い業務
第Ⅱの領域:緊急度は低いが重要度は高い業務
第Ⅲの領域:緊急度は高いが重要度は低い業務
第Ⅳの領域:緊急度・重要度ともに低い業務

タスクを4つのカテゴリーごとに振り分けていきます。重要度が高いタスクに目が行きがちですが、全体を俯瞰的に見ることを忘れないようにしましょう。

目的意識をもって行動

優先順位が決まったら、タスクごとに締め切りなど具体的な目標を設定します。目標設定のためのフレームワークなどありますが、とりあえずはタスク完遂のための時間を設定して、タイムアタックを行うとよいでしょう。

時間目標を達成できたら、さらに生産性を高める方法はないか検討し、達成出来なかった場合は、課題を洗い出します。

タスクに対する目標時間の設定は、生産性向上のためには欠かせません。

実行

全ての段取りが整ったら後は、実行して目標を完遂するのみです。タスクをこなしていく過程で、差し込みの仕事などイレギュラーが発生した時は適宜柔軟に対応しましょう。

タイムマネジメントをよりよく体系化するには、PDCAを回すことも重要です。

一通り試してみた後は、振り返りと改善を繰り返してより良いものにしていきましょう

タイムマネジメントを成功させるためのコツ

タイムマネジメントをうまく機能させるための3つの原則を以下に紹介します。

  1. 意識
  2. 見える化
  3. 振り返り

3つの原則について、以下詳細を紹介します。

意識

意識とは、1時間の中で自分の持てる最大限の生産性を発揮する、という決意とも言えます。

人は時間の制限がない時よりも、制限がある時のほうが高い生産性を発揮します。具体的な時間の目標をもってタスクに取り掛かることは、生産性アップにおいて重要なことです。

とはいえ、早く帰るなど自分中心の目標を立ててしまうと仕事の質が低下することもあるので、目標の立て方には注意が必要です。

見える化

抱えているタスクの内容や量など全体像を確認するために、まずは見える化を行います
タスクの見える化の手順は以下の通りです。

  • 10分以上かかるタスクを全て洗い出す
  • 前述の方法などを使って、大まかに優先順位を決める
  • 週間での大まかな予定を立てる
  • 今日やること、やらないことを明確に決める

自分の抱えるタスクを常に見える状態にしておくと、突然のイレギュラーや差し込みの仕事にも対応しやすくなります

WEBアプリを使ってチーム全体で共有できるようにしておくと、効率化にも繋がります。

振り返り

計画と同様に振り返りも重要です。タスクを時間通りにこなせたのか、できなかった場合は改善が必要です。うまくいった場合は、なぜうまくいったのか、さらにより良くする方法はないのか、見当を重ねます。

振り返りと改善を重ねることで、自分なりの成功パターンを発見できるでしょう。

  • うまく行ったこと
  • 改善点
  • 次回への工夫

この3点をメモしておくだけでも、振り返りの効果が得られます。

まとめ

これからの働き方は、決められた時間の中で成果を出すことが求められます。以前のように、長時間働いて成果を目指す方法では、組織全体がたち行かなくなってしまいます。

少子高齢化による働き手の減少をカバーする方法の一つとして、個人の生産性アップは急務です。

タイムマネジメントの考え方をもとに、成果で仕事ができるようになると、社会全体の構造が変化し、生産性向上を見込めるようになるでしょう。

これからの将来を担うビジネスパーソンとしてタイムマネジメントのフレームワークは、ぜひとも身につけておきたいところです。

マネジメントDX 編集部

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