教育

新人教育の際に抑えておきたい4つのコツと、失敗しないための3つの手法とは?

「新人教育を任されたけど具体的なイメージがつかめない」「上手くコミュニティーが取れるか心配」など、新人教育に不安を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。
少子高齢化問題がささやかれて久しい現代社会、労働者不足と若手社員の離職に頭を抱える企業も少なくありません。

そこで本記事では、新人教育の目的や失敗例を挙げつつ、成功に導くためのコツや方法を順番に解説していきます。ぜひ新人教育を実施する際の参考にしてください。

新人教育の目的

新人教育のコツに触れる前に、まずは新人教育の目的や失敗例を見ていきましょう。
研修を実施する理由は企業によってさまざまですが、一般的には以下の目的で行われます。

企業の業務・ルールについての理解

新人が早い段階で即戦力となることは、企業全体の底上げにつながります。
学生時代にアルバイトを経験している新入社員も多いですが、本格的に社会人として働くのは大多数が初めてで、働き方の違いに不安を覚える人もいるでしょう。

また、就職活動の段階で企業について研究を重ねている可能性は高いものの、ビジネススキルを網羅している可能性は低いでしょう。
入社時に、社内ルールや風土、就業規則など、さらに深く自社について理解をしてもらい、業務に必要な基礎知識やスキル、社会人としての意識を身につけさせることが、新人教育の目的のひとつです。

基本的なビジネスマナー・スキルの習得

新入社員研修の2つ目の目的は、基本的なビジネスマナー・スキルを習得してもらうことです。

社会人経験がない新入社員にとって、電話応対ひとつにしても初めての経験であるため、応対の流れや名刺交換のやり方、言葉遣いなど、ビジネス上必要なマナーの基本を、研修のタイミングでしっかり教育していくことが重要になります。

また、実務に必要な報連相(報告・連絡・相談)やコミュニケーションスキルといったビジネススキルも習得させることで、今後の業務を円滑にするだけでなく、新入社員の離職防止にも効果を発揮してくれるでしょう

新人教育でありがちな失敗例

新人教育が企業の未来や個人に対して重要である一方で、やり方を間違うと従業員のモチベーションを一気に低下させてしまうリスクも伴います

ここでは、新人教育中についやってしまいがちな失敗例をいくつか紹介していきます。
なかには無意識のうちに行われる場合もあるため、予防するためにも該当する項目がないか事前に把握しておきましょう。

01. 新人に理解できない専門用語を多用する

普段、当たり前のように使われているビジネス用語でも、新人にとっては馴染みがないものであり、何を伝えたいのかわからなくなってしまいます

それなら質問すればいいと思うかもしれませんが、新人はすべてにおいて必死な時期であり、コミュニケーションの構築段階である研修中に質問するのは相当な勇気が必要。そんな雰囲気の中で、上司の話を遮り質問するのは簡単なものではありません。

特に無意識で使いがちな社内の専門用語や、コンプライアンスやフェーズ、PDCAといったビジネス用語は注意が必要です。
もしこれらの用語を使用する際は、事前に用語の意味をまとめた資料を用意しておくなど、理解を促すための工夫を入れるとよいでしょう。

02. 業務の目的やメリットを伝えていない

短期間で仕事を覚えてもらおうとして、つい、業務の概要や内容の説明に注力しがちですが、この方法も失敗例のひとつに挙げられます
現従業員にとっては日常のことでも、新人にとっては初めてのことですので、業務を実施する理由が分からず不信感を抱いたり、モチベーション低下の原因にもなりかねません。

もちろん業務内容の説明も大切な要素ですが、なぜこの仕事や作業が必要なのか、頑張ることでどのような成果を得られるのか、目的やメリットを明確に伝えることで、業務に対する意欲が高まり即戦力へと成長していきます。

03. コミュニケーションを取れる環境が用意されていない

前途でも触れましたが、新人の時期は質問をひとつすることすら難しく、なかなか自らの意見を発信はできません。
誰にも相談できない、コミュニケーションが取りにくい環境では、新人は一人で悩みを抱えてしまい、教育どころか早期離職にもつながってしまいます。

組織の一員として気兼ねなく、発言できる環境や雰囲気づくりも、企業の重要なタスクの一つといえるでしょう。

04. 個人の意思を尊重しない

新人の大半は、自社に何かしらの魅力を感じて入社した人がほとんどだと思いますが、必ずしも個人のビジョンが組織とマッチしているとは限りません
スキルを身につけて将来独立したいと考えている人、シンプルにお金を稼ぎたい人などさまざまで、目標は人によって異なります。

組織の一員だからといって個人の意思を無視した仕事の投げ方をしてしまうと、新人のモチベーション低下を招き、教育・即戦力とは程遠い結果となってしまいます。
だからといって個人に寄り添いすぎるのもよくありませんが、新人の意思やビジョンを理解することも大切です。

新人教育のコツ

上記の失敗例でわかったように、「これくらいはわかるだろう」、「相談しない新人が悪い」と本来やるべき基礎を怠ってしまうと、新人教育はうまくいきません

では、実際どのような行動を取るべきなのか、ここからは新人教育を上手く行うためのコツを紹介していきます。

01. 自ら積極的にコミュニケーションを図る

上司・経営者との人間関係が離職理由の上位に位置するほど、新人にとってコミュニケーションは大きな壁となるものです。
特に最近は、SNSやネットを中心としたコミュニケーションが主流となり、対面コミュニケーションが苦手と感じる若者も増えてきました

リモートワークやチャットツールが増えてもなお、対面コミュニケーションは社会人に不可欠な必須スキルのひとつですし、当然教育を無視するわけにはいきません。
担当者自らが積極的にコミュニケーションを取る、複数の教育担当者を設けるなど、新人が気兼ねなく質問できる環境づくりを行いましょう。

02. 業務の目的を明確に伝える

前途の新人教育の失敗例でも記載しましたが、仕事を振った新人に対してなぜその業務が必要なのか、目的・背景をしっかり伝えることが重要です。
新人に限らず、何のためにやっているのかわからない業務ほどやりがいのない仕事はありませんし、特に新人の場合は、仕事の意味づけを1人でできない可能性が高いです。

この仕事の目的はなんなのか、自分自身はどんなスキルアップにつながるのかが明確になっていれば、モチベーションの向上も期待でき、業務に対しての積極性も増していくでしょう。

03. 新人の能力・目標を把握する

新人それぞれの個性や背景、目標を聞き出し、理解に努めることも教育担当者の大切な役割です。
新人も1人の人間ですから、当然好き嫌いや得手不得手もありますし、働き方が多様化している現代社会において、組織に所属する全員が同じ方向を向いているとは限りません

もちろん組織の一員として目標や方針も理解してもらうことも重要ですが、新人の能力を把握した上で仕事の負担が重すぎず、かといって軽すぎない、個人と組織とのバランスを考慮した取り組みが必要です。

04. フィードバックを行う

新人教育で最後に重要なのが、定期的にフィードバックを行うことです。
フィードバックは新人とコミュニケーションを図るきっかけにもなりますし、新人にとっても新たな発見や課題・改善点に気づく絶好の機会です。

ただし言い方には注意が必要です。単に課題を改善点を指摘するだけでなく、なぜ良くなかったのか、今後どう改善していくと良いのかを論理的に説明し、次に生かせる有益なものになるように心がけましょう。

新人教育を成功に導く具体的な方法

最後に、新入社員の教育に効果的なさまざまな方法のなかから、具体的な3つの手法を紹介していきます。

マニュアル

マニュアルの作成はもっともシンプルな教育方法ではあるものの、何度も繰り返し確認できるため、抜け漏れのない教育につながる非常に効果的な方法です。
作成する際は、上記でも解説した、「目的」、「ゴール」を記載し、画像や動画、図表などを用いた、誰にでもわかりやすいマニュアル作成を心がけましょう。

OJT

OJTとは「On-the-Job Training」の略で、日本語では「現任訓練」という意味。職場で日々の実務をさせることで、仕事を覚えてもらう研修手法のことを指します。
現在でも多くの企業で活用されている方法で、実務の中で研修が行われるため、人材育成に要するコストを抑えられますし、教える側の指導力向上にもつながります。

eラーニング

eラーニングとは、パソコンやスマートフォン、タブレットといったデバイスとインターネットを利用した学習形態のこと。
インターネット環境さえあれば場所を問わず実施できるのが特徴で、新人は自分のペースで自由に学習できますし、理解できるまで徹底的に反復学習することも可能です。

まとめ

今回は、新人教育を上手く実施するための4つのコツと3つの具体的な方法を紹介してきました。
新人教育は特殊で難しいものですが、これから会社の未来を担っていく社員を育成するのに必要不可欠なものでもあります。

これまで解説してきた手法を駆使して適度にコツを抑えつつ、積極的にコミュニケーションを取りながら新人が安心して働ける職場づくりを目指しましょう。

マネジメントDX 編集部

マネジメントDX 編集部

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